eFaxの使い方を徹底解説!送信・受信の基本と送受信できない時の解決策

eFaxの使い方を徹底解説!送信・受信の基本と送受信できない時の解決策

eFaxは世界的に人気のあるインターネットファックスです。機能も洗練されていて、送信・受信共にほぼマニュアルなしで利用することができます。

本記事では、eFaxの送信・受信の基本的な使い方を送受信できない場合の主な原因と解決方法についてご紹介していきます。

目次

eFaxの仕組み

eFaxの仕組み

eFaxは、世界的に最も人気のあるインターネットファックスです。通常の電話回線を活用したファックスとは異なり、インターネット回線を通じてFAXの送受信を行うことができるため、パソコンやスマートフォンからFAXのやり取りをすることができます。

複合機のリースやインクなどのランニングコストなどの経費削減に繋がるだけでなく、場所を問わずFAX対応が可能となるため業務効率化にも繋がります。

30日間の無料トライアルから始めよう

eFaxは30日間の無料トライアルキャンペーンが提供されています。初めてインターネットファックスを利用される方でも、eFaxであればまずは無料でお試し利用することができるため、安心して利用を開始することができます。

無料期間中に解約手続きをすれば料金は一切かかりません。

自分専用のファックス番号を全都道府県の市外局番の中から取得できる

また、eFaxは日本国内全都道府県の市外局番を利用することができるのも魅力の一つです。電話番号と同じ市外局番のファックス番号を取得することで、名刺等にも記載しやすく、取引先などの相手からも信頼を得やすくなります。

eFaxの基本的な使い方

eFaxの基本的な使い方

ここからは、eFaxの基本的な使い方について確認していきましょう。eFaxの操作は「送信」と「受信」の二つに分かれます。どちらも非常に簡単なため、驚くほど楽にFAXの送受信をすることができます。

eFaxの送信方法

eFaxでファックスを送信する方法は、指定のメールアドレス宛にファイルを添付してメールを送るだけです。

WordやExcelもそのままeFaxであればファックスとして相手に送ることができます。

送信元のメールアドレスは事前登録が必要

eFaxでは無料トライアルに申し込む時にメールアドレスを登録します。eFaxでファックス送信をする場合には、この時に登録したメールアドレスから指定のメールアドレス宛にメールを送ることが必要になります。

eFaxのアカウントを作成しても、eFaxに登録していないフリーメールアドレスなどからは利用することができませんのでご注意ください。

宛先を専用のメールアドレスに設定する

eFaxでファックス送信する場合には、「相手のファックス番号@efaxsend.com」宛にメールを送ります。

相手のファックス番号は国際番号形式にする必要があります。日本の国番号は「81」であるため、例えば相手のファックス番号が「03-○○○○-●●●●」であれば、「813○○○○●●●●」が国際番号形式のFAX番号となります。

市外局番の最初の「0」を削除する点と、先頭に国際番号をつける点にご注意ください。

ファックスで送信したいデータを添付する

あとはメールにファックスで相手に送信したい内容を添付して送るだけです。PDFデータだけでなく、ワードやエクセルも添付すれば簡単にファックス送信することができます。

送信の際に添付可能なファイルデータの種類

なお、eFaxのファックス送信の際に添付することのできるデータの種類は下記のものになります。日常的に利用するほぼ全てのデータ形式が利用できます。

  • PDF
  • Word:doc,docx
  • Excel:xls,xlsx
  • Power Point:ppt,pptx
  • 画像:gif, jpg, jpeg, tif, tiff,png

一斉送信は50人まで対応可能

eFaxのファックス送信は50人まで一斉送信することができます。複合機などのFAXでは都度入力が必要ですが、eFaxであれば一斉送信でも一瞬で完了します。FAX送信する機会が多い事業を営まれている場合には、早めにeFaxに切り替えると良いでしょう。

ファイル数は5ファイルまで対応可能

eFaxで送信するファックスは、一度に5ファイルまで添付することができます。6ファイル以上を添付してしまうとエラーが発生しますので注意してください。

ファイル合計容量は1MBまで対応可能

また、eFaxで1度にファックス送信する添付データは合計で1MBまでが上限となっています。ファイルによっては大容量になっていることがありますので、容量が制限内に収まっているかきちんと確認してください。

送付状をつけたい場合は本文に記入する

eFaxの送付状は自動で付属しますが、送付状の本文はメールの本文を記入することによって変更することができます。送付状に記載したい内容がある方は、eFaxでファックス送信するときのメールの本文に内容を記入してください。

送付状をつけない場合は本文に「{noconverpage}」と記入する

また、eFaxのファックス送信で送付状をつけずにファックスを送ることもできます。ファックスの送付状をつけない場合には、メール本文に「{noconverpage}」と記載すれば、送付状なしでファックス送信することができます。

Acrobat Readerを使えば手書きでファックスを編集できる

なお、Acrobat Readerを利用することによって、送られてきたファックスに対して手書きでコメントを加えることも可能です。出先でファックス確認をして修正を依頼したいときなど、コメント付きのFAXを返信するだけで仕事が進んでいきます。

送信完了メールを受け取る

eFaxで無事ファックスの送信が完了すると、登録メールアドレス宛に送信完了メールが届くようになっています。ファックスの送信がエラーになるケースはあまりありませんが、きちんと送信できたかは確認するようにしましょう。

送信にかかる時間は最大でも15分程度

eFaxでのファックス送信は、最大でも15分程度で相手に届きます。もし15分経過しても送信完了メールが届かない場合には、エラーが発生している可能性もありますので、eFaxのカスタマーサポートに相談してみてください。

よく送信する相手は連絡先に登録しておくと便利

eFaxのファックス送信では、連絡先を活用することもできます。同じ相手に何度もFAXを送信することが考えられる場合には、事前に連絡先に相手に送信するときに使用するメールアドレスを登録しておくことをおすすめします。

eFaxの受信方法

eFaxの受信はとても簡単でほとんど説明が必要ありません。無料トライアルに申し込むと、専用のFAX番号が発行されます。発行後にそのファックス番号宛にファックスが送信されると、すぐに受け取ることができます。

登録メールアドレスにメールが届く

eFaxでファックスを受信すると、登録メールアドレス宛にメール通知が届きます。送信元のメールアドレスは「message@inboud.eFax.com」で、件名は「”FAX番号”からファックスを受信しました」となっています。

迷惑メールに入らないように、事前に受信許可をしておくと安心です。また、受信の通知が届くメールアドレスは5つまで登録することができます。

添付のPDFファイルを開いてファックスを確認する

eFaxの受信時に届くメールにはファイルが添付されており、これが相手から送られてきたファックスの内容になります。

添付ファイルは全てPDF形式となっておりますので、予めPDFを閲覧できる環境を用意しておくと良いでしょう。

eFaxアプリの使い方

eFaxアプリの使い方

eFaxはiPhoneアプリ、Androidアプリも提供しており、スマートフォンからも快適に利用することができます。スマートフォンのアプリから撮影した画像をFAXで送信することもできますので、出先でeFaxを利用する場合にはアプリを活用していくと良いでしょう。

eFaxのアプリをインストールする

eFaxのアプリを利用するためには、まずiPhoneであればAppStrore、AndroidであればGooglePlayストアにアクセスをして「eFax」のアプリをインストールします。

インストールした後はログインフォームが表示されますので、ログインIDとPINコードを入力してeFaxにログインしましょう。

ログインIDは自分のeFaxの国際ファックス番号(813○○○○●●●●の形式)で、PINコードは無料トライアルに申し込んだ際の通知メールに記載されています。

eFaxのアプリでファックスを送信する手順

eFaxのアプリからFAXを送信する手順は、基本的にはメールから送信する手順と同じです。

「ファックスを送信する」をタップすると入力フォームが表示されますので、相手のメールアドレスや件名を入力し、ファイルを添付して送信しましょう。

eFaxのアプリで受信したファックスを確認する手順

eFaxのアプリから受信したFAXを確認する場合は、アプリの「ファックスを開く」をタップすると受信したファックスの一覧が表示され、簡単に確認することができます。

eFaxで送信できない場合の対処方法

eFaxで送信できない場合の対処方法

eFaxでファックスの送信ができない場合には、送信に関連する仕様に抵触している可能性が高いです。下記に送信できない状況を引き起こすよくある原因についてご紹介していきます。

添付ファイルの合計容量と数を確認する

eFaxのファックス送信は、1度で5ファイルまで、合計1Mまでしか送信することができません。この条件を超えて送信しようとしてもエラーとなってしまいますので気をつけましょう。

特にファイル容量は抵触しやすい条件になりますので確認してみてください。

送信先のメールアドレスと宛先数を確認する

eFaxでファックス送信する場合には、専用のメールアドレス宛にメールを送ることが必要です。国番号と相手のファックス番号を組み合わせることが必要で、この点は特に間違いやすい点になりますので、本記事上部で紹介してる内容に正しくなっているかを確認してみてください。

また、一斉送信は一度に50件までが限界となっておりますので、それ以上の登録をしていないかもチェックしましょう。

ファイル形式を確認する(特にMacは注意)

eFaxのファイル送信をMacから行う場合には、特にファイル形式についても注意することが必要となります。

Mac専用のアプリケーションのファイル形式は使用することはできませんので気をつけましょう。なお、「word.doc」というファイル名を「word.doc.doc」としなければ送信できない状況になることもありますので、MacでeFaxからファックス送信できない時には、上記のファイル名の命名方式の変更も試してみてください。

eFaxで受信できない場合の対処方法

eFaxでファックスが受信できない状況はそう発生しません。ファックスを受信すると登録メールアドレス宛にメールが届きますので、このeFaxからのメールが届かないことに対して「受信できない」と感じることはあるかもしれません。

迷惑メールに振り分けられていないか確認する

eFaxからの通知メールが迷惑メールに飛ばされてしまっている可能性もあります。事前に受信許可をしておくことによって、迷惑メールに飛ばされず、しっかりと受信フォルダに入ってくるようになります。

迷惑メールに飛ばされているものを発見した場合には、受信許可設定をするようにしてください。

eFaxの使い方をマスターしてインターネットファックスを使いこなそう

eFaxは世界で最も人気のあるインターネットファックスです。30日間の無料トライアル期間もありますので、初めてインターネットFAXを利用する方にも非常におすすめです。

本記事でeFaxの使い方をマスターしていただき、FAX関連業務の効率化とコスト削減を実現させましょう。

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